+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Порядок регистрации документов с сопроводительным письмом

Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. В целях выполнения требований Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти , утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября г. N "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", приказываю:. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке учета, обращения и хранения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. Возложить ответственность за прием и учет регистрацию документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на подразделения несекретного делопроизводства центрального аппарата Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных учреждений.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании , и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:. Всю входящую корреспонденцию конверты, пакеты, документы без конвертов и пр. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Доставка документов в компанию может осуществляться почтой письма, бандероли, пакеты, печатные издания или с помощью электронной связи телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты e-mail.

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются за исключением конвертов с пометкой "Лично" и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается например, если на нем есть пометка "Лично" , отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию. Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно.

Мы рекомендуем следующую форму. Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.

Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается печатается получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности "день месяца, месяц, год".

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря г. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря г. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Приведем пример. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:. Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение - это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах. Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.

Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов "во внешний мир" к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций.

Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству.

Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо.

Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Опубликовано пользователем Valeratal. Что регистрируем? На практике в него включают: - рекламные материалы листовки, программы, проспекты ; - информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; - поздравительные письма и телеграммы; - пригласительные билеты. Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой письма, бандероли, пакеты, печатные издания или с помощью электронной связи телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты e-mail.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз - в день их поступления. Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: - наименование организации; - очередной порядковый номер; - дату поступления. N 26 от 13 марта г. Вх Москва Предложение по аренде складских помещений Подготовить проект договора О. Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их? Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: - подписания для документов, не подлежащих утверждению ; - утверждения для документов, подлежащих утверждению ; - заседания или принятия решения для протоколов ; - события для актов.

Москва Об участии юристов компании в конференции Директор Отправлен почтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству. Комиссарова Эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации" Подписано в печать Комментарии для сайта Cackl e. Популярное сегодня. Новые темы форума.

Оптометрист Подбор рабочих строительных специальностей Психологическое тестирование сотрудников Разный Режим рабочего времени у одинаковых должностей Увольнение по сокращению.

Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 11.01.2020)

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов. По большому счету вид у письма только один.

Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:. В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее корпоративное или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям. Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер.

Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма. А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам — образец формы.

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен. Обращение— необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю. Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:.

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам — образец для начала текста:. Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество. Важно ничего не пропустить, и указать все документы. Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений. При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры — отдельная папка, счета-фактуры — другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться. Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами. Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

А теперь посмотрим на результат составления письма. Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки. Москва, Ленинский проспект, д.

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров. Сопроводительные письма — обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации.

При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста. Скачать пустой бланк. Скачать готовый образец. Пример документа можно изучить в конце статьи! Список примеров опубликован по приведенной ссылке. Единственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение.

Но структура, опять же будет одинаковой. Основной текст Приложения: Документ 1. Документ 2. Документ 3. Москва, ул. Митина, д. О согласовании условий договора Уважаемый Илья Александрович!

Исполнитель: Секретарь департамента продаж Светлова Т. Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения. Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам.

«Просим информировать установленным порядком»; «Просим согласовать и возвратить с комментариями». По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней.  Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.  Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте.

Бланк сопроводительного письма к документам: образец 2020 года

Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме. Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:. Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:. Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.

Сопроводительное письмо к документам — письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов. При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:. Далее указывается инструкция, что необходимо выполнить с этими документами. В пронумерованном списке указывают названия документов, количество экземпляров и общее количество листов. В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности.

Все это преследует цель заинтересовать работодателя. Приняв во внимание предъявленные условия к кандидату, я заключила, что могу работать на этой должности в Вашей фирме, принимая во внимание, что опыт работы в этой сфере у меня имеется. Подробные сведения о моих профессиональных достижениях прилагаются в резюме. Буду рада встретиться и в личном общении рассказать детально об опыте работы.

В сопроводительном письме к торговому предложению в сжатой форме излагают приглашение к сотрудничеству. Его составляют, если само торговое предложение имеет большой объем.

Рада приветствовать Вас фирма название фирмы , далее повествуется о роде деятельности фирмы. Отправляем на Ваше рассмотрение условия нашего с Вами партнерства. Личные качества человека для резюме. Содержание: Как правильно оформить сопроводительное письмо, образец составления Как оформить сопроводительное письмо к документам Образец оформления сопроводительного письма Как правильно оформить сопроводительное письмо к резюме. Образец Образец написания сопроводительного письма к резюме Как оформить сопроводительное письмо к торговому предложению Образец сопроводительного письма к торговому предложению.

Добавить комментарий. Нажмите, чтобы отменить ответ. Задать вопрос эксперту. В ближайшее время мы опубликуем информацию.

Сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке. Разберем основные требования и приведем образец, как пишется сопроводительное письмо. Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма или, как их еще называют, сопроводиловки при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях.

Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке. Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте. Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации.

Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать ФЗ от Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель например, финансовые организации.

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:. Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату.

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы полностью или кратко , номер телефона или адрес электронной почты. Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:. Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты.

В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета. Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках. Разберемся, зачем нужно сопроводительное письмо о направлении договора на подписание и как правильно его составить. Справка о заработной плате — это документ, который подтверждает уровень дохода трудящегося гражданина.

Довольно часто сотрудники обращаются в бухгалтерию за такой бумагой. Разберемся, какие бланки использовать бюджетной организации и составим образец справки о среднем заработке. Распечатать Получать рассылку. Шаблоны и формы Как написать сопроводительное письмо для передачи документов Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке.

Зачем нужно писать сопроводительное письмо Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма или, как их еще называют, сопроводиловки при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Чаще всего сопровождение оформляется: к договору на подпись ; при передаче важных документов например, возвращение после подписания ; к акту сверки; к коммерческому предложению; к документации в налоговую инспекцию; к отчетам, формам и запросам контролирующих органов; к исполнительной документации; к кадровой документации.

Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом: Адресат наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы. Номер и дата обращения. Перечень прилагаемых документов. Лицо, подтверждающее достоверность. Содержание Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Для этого можно использовать такие фразы: прошу подтвердить получение; прошу подписать и возвратить в срок; прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий; прошу использовать в соответствии с прямым назначением; прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации; прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено. Перечень прилагаемой документации Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. Итого 2 документа на 13 листах. Оформление сопроводительного письма Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте и других контактных данных.

Сопроводительное письмо, пример. Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями! Поделитесь с друзьями:. Вместе с эти материалом часто ищут:. Шаблоны и формы. Образец: заявление о восстановлении на работе. Если работник не согласен с увольнением, считает, что его права нарушены, он может обратиться в суд для восстановления на работе.

Разберемся, как работнику составить судебный иск, и как — в случае положительного решения — работодателю восстановить его на работе. Как оформить приказ о восстановлении сотрудника на работе. Приказ о восстановлении на работе составляет кадровик предприятия в произвольной форме.

Разберемся, как составить такой документ, и приведем образец грамотного заполнения для бюджетной организации. Образец сопроводительного письма к договору. Как составить справку о среднем заработке. Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю.

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма или, как их еще называют, сопроводиловки при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми. Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:. Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки. По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.

В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них.

Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию. Материалы по теме Оформляем образец сопроводительного письма к договору Образец сопроводительного письма о передаче документов.

Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:. Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку Материалы по теме Пишем сопроводительное письмо к акту сверки происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя.

Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:. Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица.

Печать в данном случае не является обязательной. При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля.

По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент. Карантин Проверка контрагента Готовые формы документов от КонсультантПлюс.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам. Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам - смотрите в статье.

Материалы по теме. Оформляем образец сопроводительного письма к договору. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Мы узнаем о неточности и исправим её. E-mail рассылка. Каждый будний день мы будем отправлять вам всё, что было опубликовано вчера Вы ничего не пропустите! Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вам может быть интересно:. Несоблюдение ФНС срока рассмотрения материалов проверки не отменяет факт нарушения.

Сопроводительное письмо к резюме: когда и что нужно писать. Подписывайтесь на наш канал в Telegram. Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен. Нужны образцы на все случаи жизни? Бесплатно в КонсультантПлюс.

Удалить Нет, оставить. Да Отмена. Приложения: Договор поставки, количество листов. Товарная накладная, количество листов. Заказ-наряд, количество листов. Фото установленного баннера, количество листов. Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности. И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов. По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:.

Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации. При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста. 9. Скачать сопроводительное письмо к документам: образец+пример. Скачать пустой бланк. Скачать готовый образец.

Как оформить письмо

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке. Разберем основные требования и приведем образец, как пишется сопроводительное письмо. Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма или, как их еще называют, сопроводиловки при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Составление сопроводительного письма — это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии.

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми. Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. fojoba

    Очень интересная тема,как всегда спасибо!

  2. inbrubasev

    Я согласен с автором ролика . В нашей стране можно надеяться только на себя. Уходите от налогов переходите в наличный расчет. Думайте как заработать на недвижимость либо о своем бизнесе что бы получать доход от дела или аренды. И главное рожайте и занимайтесь воспитанием детей что бы в старости не оставаться одинокими.