+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как пользоваться системой электроннного документооборота

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота — это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Что нужно знать про обмен электронными документами

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота — это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность.

Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты. Сегодня она — обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности — как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, — помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией.

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании. Для ее внедрения требуется покупать платформу — программный пакет — и аппаратные средства для ее установки сервер, сетевое оборудование и тому подобное.

Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива. Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота — обычного и автоматизированного соответственно.

Середина 90х — создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.

Старт нулевых — переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя. Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.

По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:. То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее.

Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:.

При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов. Система СЭД — это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:. Компании, которые работают с маркировкой товаров например, обувь, табак, алкоголь, одежда , по законодательству обязаны использовать ЭДО.

Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий. Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации.

Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам. Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям.

Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок. Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий. Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил.

То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить. Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное — чтобы им было комфортно делать это.

Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами customer relation management. Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования. Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек.

При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.

Естественно, со временем вполне реально решить оба этих момента. Например, диджитализировать свой архив и убедить партнеров, поставщиков, клиентов в преимуществах использования более актуальных и удобных технологий. Допустим, наглядно показать, что переслать файл в режиме онлайн гораздо быстрее, чем отправлять его курьером — вторая сторона сразу поймет, насколько это важно в срочных случаях.

При этом для скорейшего перехода всю внутреннюю отчетность необходимо составлять и визировать только в цифровом виде. Оно в обязательном порядке должно сопровождаться адаптацией системы к потребностям и возможностям конкретной организации.

Это предполагает тщательную настройку. Кроме того, следует обучить сотрудников — чтобы они смогли как можно раньше приступить к эффективному выполнению задач и решали деловые вопросы безошибочно. Но даже при максимально индивидуальном подходе возможны сложности — рассмотрим наиболее частые из них.

Хорошо хоть, что каждая из этих проблем решаемая. И пусть для ее устранения потребуется время или замена сотрудников, конечный результат — более эффективная, удобная и безошибочная работа — все равно с лихвой окупит все затраты.

Гибкая в вопросах индивидуальной подстройки, простая в освоении, ориентированные на фирмы любых размеров и сфер занятости. Совместима со всеми фирменными решениями, позволяет хранить и использовать файлы какого угодно формата — графические, текстовые, аудио, видео. Продвинутая, с собственной СУБД, приятным и интуитивно понятным дизайном и богатыми возможностями. От при использовании на оборудовании фирмы, от при развертывании на сервере разработчика.

Все это нужно, чтобы при запуске одного ПО можно было выполнить любую совокупность операций и завизировать ее подписью. Мы подробно рассказали, что такое система электронного документооборота СЭД, это комплексный инструмент, который сегодня необходимо взять на вооружение, и с нами вы сможете им воспользоваться с максимальной выгодой для себя, используя продукты с поддержкой ЭДО.

Главная Статьи Статьи Статьи по теме бухгалтерия. Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД — примеры, описание, виды. Счет-фактура: что это такое, для чего она нужна в бухгалтерии, что подтверждает и отражает — функции и виды. Отгрузочные документы: что это такое — формирование, оформление и подготовка документации при отгрузке товаров со склада.

Акт приема-передачи материальных ценностей: простой образец документов — как составить форму и заполнить бланк. Списание материалов в бухгалтерском учете: как правильно списывать МПЗ в бухучете — правила, способы, методы и порядок. ТТН и ТН: в чем разница между товарной и товарно-транспортной накладной, главные отличия этих документов.

Существенные условия договора поставки товара — сроки, место, порядок заполнения. ТТН: что это такое — работа с товарно-транспортной накладной, назначение первичного бухгалтерского документа. Авторизация Войти как пользователь. Используйте вашу учетную запись Яндекса для входа на сайт. Используйте вашу учетную запись на Facebook. Используйте вашу учетную запись VKontakte для входа на сайт. Используйте вашу учетную запись Google для входа на сайт. Забыли пароль? Крупная и очень известная, отличающаяся широким функционалом и дружелюбным интерфейсом.

Новая и очень активно развиваемая, обладающая набором уникальных специализированных функций. Ориентирована для малых и средних компаний, позволяет совмещать цифровые и физические носители.

Что такое ЭДО: основные понятия

Электронный документооборот ЭДО — далеко не новое явление в индустрии информационных технологий, в последние годы получившее к тому же поддержку государства в виде госпрограмм, законов и мероприятий по популяризации.

Но, несмотря на это, документооборот в электронном виде — явление все еще не массовое, хотя внедрение ЭДО в организации может не только упростить отношения с контрагентами, но и значительно сократить издержки бизнеса. Для понимания преимуществ использования безбумажного документооборота, а также средств и способов его внедрения, разберем основные понятия и определения.

Электронный документооборот ЭДО — совокупность процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей. Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам и договорились о том, чтобы ими обмениваться, необходимо обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие с технической стороны, то есть организовать систему обмена.

Электронные документы по утвержденным форматам являются неотъемлемой составляющей бухгалтерских и других учетных информационных систем, но для того чтобы электронный документ имел юридическую силу подписанного бумажного оригинала, то есть давал право на судебную защиту, он должен быть подписан электронной подписью ответственного лица.

Самым распространенным примером системы ЭДО является электронная почта. Такая система жизнеспособна и даже может быть эффективной только в том случае, когда обе стороны согласовали свои действия заключили соглашение.

При этом обмен счетами-фактурами УПД - универсальный передаточный документ в таком варианте невозможен, так как не будет соблюдаться регламент передачи. И это не единственный минус. Почта, мало того что небезопасный канал с точки зрения взлома, так еще и некоторые контролирующие органы например, налоговая по этой причине не принимают документы через почтовый клиент.

Чтобы избежать рисков, связанных с переходом на цифровой документооборот, и обмениваться с контрагентами как неформализованными договоры, соглашения, акты сверки и т. Оператор ЭДО — организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для обеспечения и поддержки обмена открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между сторонами.

По сути, система оператора ЭДО представляет собой высоконагруженный сервис электронной почты с защищенными каналами связи и шифрованием, обеспечивающими безопасность передачи документов с соблюдением законодательно установленных форматов документов и регламентов передачи.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы операторы примерно одинаковы, но в качестве сервиса могут быть отличия:. Именно на такие моменты следует обращать внимание при выборе посредника для внедрения ЭДО в организации.

При регистрации в системе оператора организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена. Контрагенту, с которым вам нужно настроить обмен, также придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи. После отправки и принятия приглашения маршрут будет построен, а обмен с этим контрагентом доступен.

Регистрируясь в системе ЭДО оператора, участник присоединяется к регламенту работы сервиса, поэтому в дальнейшем заключать специальные соглашения с каждым контрагентом не потребуется, что значительно облегчает процесс подключения к ЭДО. Для обмена документами с контрагентами, подключенными к разным операторам ЭДО, необходимо настраивать роуминг.

При этом не между всеми операторами реализован механизм автоматической настройки роуминга. Однако если ваш контрагент использует Контур. Диадок, что бывает довольно часто, а вы — 1С-ЭДО, то придется проходить процедуру настройки роуминга, которая может занимать в среднем дней. Статус настройки не отображается автоматически, его надо отслеживать самостоятельно, что крайне неудобно. Внедрим ЭДО с быстрой настройкой роуминга с различными операторами.

Технология позволяет работать с операторами в едином интерфейсе: личном кабинете, 1С благодаря глубокой интеграции или электронной почте. Являясь агрегатором операторов ЭДО, мы можем отправлять исходящие документы самым дешевым маршрутом. Расширенный функционал включает, например, настройку маршрутов согласования и автоподпись документов. WA:ЭДО делает электронный документооборот простым, удобным и дешевым. Технология доступна в качестве сервиса и под проектное внедрение на вашей территории.

Помимо стандартного обмена формализованными и неформализованными документами, оператор предоставляет пользователям готовый сервис и автоматически выполняет важные функции:. Помимо нежелания контрагентов использовать системы электронного документооборота, зачастую сотрудники внутри компании могут противостоять новшествами и пытаться вести процесс документооборота по старинке.

Но, как показывает практика, сотрудники достаточно быстро понимают преимущества ЭДО, поскольку системы электронного документооборота можно легко сравнить с другими телекоммуникационными инструментами, с появлением которых трудовые будни административных департаментов компаний сильно изменились в сторону эффективности:.

Простота и финансовая доступность использования систем операторов делает ЭДО все более популярным сервисом. В среднем стоимость отправки одного исходящего документа составляет около 10 руб. Затраты на электронную подпись, как правило, организацией уже понесены в связи с ее получением для сдачи отчетности.

Подпись, подходящая для отчетности подойдет и для ЭДО, но если планируется несколько подписантов, то необходимо приобрести сертификат на каждого. Оператор может установить небольшую оплату за внедрение интеграционного решения, особенно, если вы используете кастомизированную систему учета.

Компания получает массу описанных выше преимуществ и, самое главное, ее персонал не отвлекается от своих основных рабочих обязанностей и процессов, поручая все рутинные заботы оператору. Переходить на электронные документы выгодно: при любом объеме документов расходы на бумагу и услуги доставки можно легко сократить более чем в 10 раз, а главное — простота и удобство использования электронного обмена вряд ли заставят вас сожалеть о прошлом, наполненном бумажными документами.

Если у вас остались вопросы об электронном документообороте, способах организации ЭДО в компании, возможностях ЭДО, включая ЭДО без роуминга, позвоните нам или оставьте заявку на сайте. Наши специалисты свяжутся с вами и с радостью ответят на все ваши вопросы. Приглашаем на бесплатный вебинар! Сервис распознавания бухгалтерских документов в программах 1С.

Практика на примерах. Бесплатная консультация эксперта. Наталья Севорина. Соглашаюсь на обработку персональных данных. Спасибо за Ваше обращение!

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам: СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации.  СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.

Система Электронного Документооборота (СЭД): общие сведения, возможности, внедрение на предприятии

Как ввести электронный документооборот? Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. Как организовать хранение электронных документов?

Во-первых , необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Во-вторых , необходимо сформировать дела. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов.

Пятым шагом является составление описей. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. Однако важно правильно организовать электронный документооборот.

Банки Банки как контролеры Блокировка счетов Криптовалюта Новости банков Платежные системы, пластиковые карты Посмотреть еще Директору Банкротство юридических лиц Малый бизнес Регистрация, реорганизация и ликвидация фирм Субсидиарная ответственность Экономика России Посмотреть еще 9.

Важное Государственные пенсии Самозанятые Налоговые проверки Налоговые споры Электронные трудовые книжки. Перейти в рубрикатор. Смотреть все рубрики. Мой профиль Избранное Клерк.

Премиум Клерк. Бизнес Личный блог. Новый курс от клерка! Не сейчас. Пользовательское соглашение Правила использования материалов. Школа бухгалтерского бизнеса. Разбираем ответственность аутсорсера На ошибках учатся Полина Муртазина расскажет как открыть бизнес главбуху! Откройте свой бизнес в нише бухгалтерского аутсорсинга вместе со мной!

Рассказываем в статье Как убедить работодателя или потенциального клиента, что ваши услуги это то, что нужно? Ортикон Групп. Финансовые вложения как ликвидный актив компании. Блог компании Ортикон об автоматизации бизнес-процессов компаний. Первый Бит. Подборка полезных мероприятий Разместить.

Что такое «Система электронного документооборота», и зачем она нужна?

Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать ее. Использование специализированных систем актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота СЭД — необходимость, а не опция. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания.

Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система система управления контентом организаций поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования. Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда ее называют EDMS Electronic Document Management System или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор активный потребитель и бизнес-структуры заинтересованы в программных продуктах, упрощающих документооборот.

Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Система электронного документооборота СЭД включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому ее работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:. Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой.

Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Все это нужно предусмотреть при выборе СЭД для корпоративного использования. Чтобы систему электронного документооборота можно было назвать полноценной, в ней должны быть реализованы многие функции. К основным из них относят:. Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться.

Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удаленных друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить ее на реальном предприятии. Компания Docsvision предлагает качественные и современные программные продукты для решения задач по организации и поддержке электронного документооборота.

Наше отличие — комплексный подход: вместе с самим продуктом мы предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД. Обычно внедрение состоит из:. Система документооборота должна быть эффективной и окупить вложения в нее. Для оценки эффективности СЭД можно использовать методики расчета для IT-проектов и, в принципе, любых нематериальных активов. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности.

Можно столкнуться с ситуацией, когда расчет эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно. Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение оборачиваемости документов, упрощение принятия решений. Нужно оценивать эффективность СЭД в комплексе, спустя некоторое время после ее внедрения, и тогда результаты приятно порадуют заказчиков.

Выбрать оптимальную редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице "Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций". Общие сведения об элементах и структуре СЭД Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты.

Система электронного документооборота — это решение, которое: обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде; обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы; упрощает контроль над документопотоками; помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

Достоинства СЭД Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Современная система документооборота имеет множество достоинств — она: обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать; повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование; сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется; защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа; основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO; легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала ; дает предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать: федеральное законодательство об электронной цифровой подписи 1-ФЗ от Функциональные возможности СЭД Чтобы систему электронного документооборота можно было назвать полноценной, в ней должны быть реализованы многие функции. К основным из них относят: управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков; связь с бумажным документооборотом; организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска; отслеживание актуальности документации особенно, внешней, входящей и архивирование устаревших документов; поддержка должного уровня информационной безопасности; простая, прозрачная, интуитивно понятная связь программы и конечных пользователей.

Внедрение СЭД и оценка ее эффективности Компания Docsvision предлагает качественные и современные программные продукты для решения задач по организации и поддержке электронного документооборота. Похожие публикации Показать все. К г. За предстоящие 2 года изменятся организации, а с ними и бизнес-вызовы, которые они должны решать. Цифровое рабочее место HR-специалиста. Кейс, как решение для электронных кадровых документов позволило организовать эффективную работу с персоналом.

Этот сайт использует файлы cookies, сервисы сбора и интернет-аналитики технических данных посетителей для обеспечения работоспособности и улучшения качества обслуживания. Продолжая использовать наш сайт, вы соглашаетесь с применением данных технологий.

Как видно из названия, ЭДО электронный документооборот подразумевает обмен электронными документами и любые другие операции с ними без применения бумажных носителей. Обычно для этого используется специальное ПО, обеспечивающее высокую скорость работы, конфиденциальность и соответствие документов необходимому стандарту.

Электронный документооборот (ЭДО)

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой.

Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций? Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства.

С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе. В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:. Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:. Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО. Система электронного документооборота СЭД — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость.

Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:. Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения.

В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков см. Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:. После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий. Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным. В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы.

К основным рискам можно отнести следующие:. Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД. В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками.

Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка. На самом деле такая мнимая экономия может впоследствии обернуться большими неудобствами и необходимостью дополнительных расходов. Представьте себе, что компания развивается, перед ней встает задача объединения всех разрозненных программ в общую систему, но нередко оказывается, что это невозможно или почти невозможно. Разные программы автоматизации не способны работать в едином режиме и приходится начинать процесс автоматизации с самого начала.

Гораздо выгоднее, проще и удобнее сразу установить комплексную систему, охватывающую все бизнес-процессы в фирме и имеющую возможность расширения в случае появления новых бизнес-процессов.

Среди ее преимуществ — быстрота внедрения, приспособляемость системы под различные бизнес-задачи, простота, мобильность и экономичность. КСК групп работает на рынке бизнес-консалтинга более ти лет.

Компания оказывает услуги по аудиту, строительному, управленческому и юридическому консалтингу, комплексной автоматизации бизнес-процессов и оценке активов. Каадзе Анастасия Геннадьевна Ответственный редактор. Мобильные приложения: iPad iPhone Android. Закрыть меню. Комсомольская правда. RU Гид потребителя Деловой мир Для прочтения нужно: 3 мин.

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов Внедрение ЭДО дает возможность: контролировать сроки действия договоров; ускорить согласование документов; создать единую базу данных; отказаться от бумажных носителей.

Выбрать систему автоматизации Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников. Услуги консалтинговой компании могут помочь: повысить производительность бизнес-процессов; оптимизировать расходы; повысить прибыль. Подробнее об услугах Критерии удачного выбора консалтинговой компании: репутация, опыт, надежность.

Как выбрать консалтинговое агентство? Внедрение электронного документооборота — непростая и ответственная задача. Где можно заказать внедрение ЭДО?

Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач. Узнать больше В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.

Важно Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

Мобильные приложения: iPad iPhone Android Электронные книги.

Просто об электронном документообороте

Как ввести электронный документооборот? Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. Как организовать электронный документооборот внутри компании? Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы.

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота – это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.

Электронный документооборот: как оформить?

Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать ее. Использование специализированных систем актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан. Система электронного документооборота СЭД — необходимость, а не опция.

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни?

Электронный документооборот ЭДО — далеко не новое явление в индустрии информационных технологий, в последние годы получившее к тому же поддержку государства в виде госпрограмм, законов и мероприятий по популяризации.

Разве может такой подход быть эффективным? Рекомендуем также ознакомиться с материалами рубрики Основы электронного документооборота. Прозрачность бизнес-процессов. Выше исполнительская дисциплина. Ускоряется документооборот. Обеспечивается конфиденциальность информации. Выполняются требования стандартов ISO

Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией. К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.